Pequeno Guia para Aumentar a Produtividade no Escritório

By | sábado, janeiro 28, 2012 Deixe um comentário

Pequenas dicas ajudam tanto a melhorar no trabalho quanto a economizar, seja tempo ou dinheiro. A impressora é um item fundamental em qualquer escritório e uma correta configuração desse equipamento é essencial, por isso recomendo três programas para gerenciamento e agilidade da impressão são eles: Photocopier, PrinterShare e PaperCut Printer Logger.

1.    Photocopier: esse programa junta o scanner e a impressora e transforma em uma copiadora, agora se você tem um multifuncional saiba que com esse programa a copia pode ser reduzida a 70% do original e ainda escolher o tom da impressão tudo muito simples e rápido;

2.    PrinterShare: Esse programa permite você imprimir de qualquer lugar, pois deixa a impressora disponível via web com isso você pode substituir o fax;

3.    PaperCut Printer Logger: Esse é o meu preferido tenha controle da quantidade de impressões. O aplicativo registra toda vez que alguma coisa é impressa e com isso dá para saber quantas copias da pra fazer com um cartucho reciclado. (é pratica comum de quem enche cartucho usar somente 5ml quando na verdade no cartucho cabe 8ml).

Com relação à fonte utilizada na maioria dos computadores é utilizada ou Arial ou Times New Roman, mas se a intenção é economizar tinta a fonte correta é a Century Gothic que permite uma economia razoável segundo especialistas de até 30%.

O popular pendrive é hoje um dos maiores disseminadores de vírus, então muito cuidado ao abrir no seu local de trabalho um pendrive qualquer, para contornar esse problema use um antivírus especifico como o USB Disk Security que é a melhor opção, porque atua em tempo real, por isso não precisa ser ativado, no momento que o dispositivo é conectado já é iniciado a varredura e caso esteja infectado aparece a mensagem para deletar o vírus.

O Backup é fundamental para assegurar que você não perca nenhum documento importante, além disso, muitas vezes precisamos de um documento do escritório, e se o pendrive não estiver por perto o que fazer? A solução é guardar os documentos que se usa com freqüência em um servidor online, assim quando precisar estará ao seu alcance onde estiver (desde que tenha internet claro) recomendo o 4Shared por ser gratuito e o espaço oferecido mais que suficiente para documentos de escritório 10 GB. 
 Por ultimo para quem preparou uma apresentação bacana, mas não tem um datashow para usar, saiba que a solução é usar um aparelho de DVD para isso basta salvar a apresentação no formato de imagem que qualquer aparelho de DVD irá mostrar a apresentação nesse caso na TV.

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